Quels outils collaboratifs pour faciliter le travail à distance pour vos collaborateurs ?

Avec les solutions actuellement disponibles, le travail à distance ne doit plus être un frein à l’avancement de vos projets et à la croissance de votre entreprise.

Les possibilités offertes sont nombreuses, c'est pourquoi ces solutions doivent être sélectionnées avec soin selon vos attentes et vos besoins.

Les outils collaboratifs, avantages et inconvénients

Avec les solutions actuellement disponibles, le travail à distance ne doit plus être un frein à l’avancement de vos projets et à la croissance de votre entreprise.

Les outils collaboratifs permettent de recréer un environnement de travail complet à vos équipes. Les outils collaboratifs permettent à vos salariés, entre autres :

  • le partage d’informations en temps réel ;
  • le partage de documents à jour ;
  • l’organisation des réunions :
  • l’attribution des tâches ;
  • le passage de relais sur les projets complexes ;
  • le suivi en temps réel de l’évolution des projets ;
  • le maintien des liens sociaux entre collègues.

 

Les limites des outils collaboratifs

Si les possibilités offertes sont nombreuses, ces solutions doivent cependant être sélectionnées avec soin selon vos attentes et vos besoins.

Il s’agit d’abord de ne pas les multiplier : chacune peut être très utile, mais il ne faut pas qu’elles soient redondantes. Si vos besoins sont divers, optez pour un outil avec plusieurs fonctionnalités. Faute de quoi, les salariés risquent de ne pas s’y retrouver, de ne pas réussir à s’y adapter. Le télétravail deviendra complexe et la productivité de vos équipes en sera diminué. Des informations vont également se perdre et très vite l’organisation interne deviendra ingérable.

Il est également important de prendre en compte l’ergonomie. Tous les employés n’ont pas le même âge, ni la même facilité avec les outils informatiques. Mais tous doivent pouvoir utiliser les solutions proposées. Veuillez donc à ne pas décourager les plus réticents à ces nouveaux outils et nouvelles organisations.

Enfin, l’un des aspects essentiels est la sécurité des données. Vérifiez donc bien auprès de votre prestataire de service IT que les solutions envisagées répondent aux normes de votre entreprise.

Vous l’aurez compris : les conseils d’un expert dans le domaine sauront vous guider selon la dimension de votre entreprise et selon l’amplitude du travail collaboratif au sein de votre structure. En sachant que pour toutes les entreprises souhaitant gagner en productivité, revoir l’organisation interne est toujours bénéfique lorsque tous les aspects sont bien étudiés et les problématiques abordées.

1) Les outils collaboratifs pour le suivi de projet

Ces solutions sont essentielles pour qu’une équipe puisse télétravailler efficacement. Elles permettent de matérialiser l’avancée d’un ou de plusieurs projets, d’attribuer des tâches, de passer la main à l’intervenant suivant.

2) Les outils de partage

Ces outils servent au stockage et au partage des documents. La plupart permettent aussi de les modifier en ligne, par un ou plusieurs utilisateurs. Et ce, de manière simultanée. Chacun a alors accès en permanence à la dernière version du fichier concerné. 

3) Les solutions pour communiquer 

Ces outils permettent de discuter ou d’organiser des réunions à distance. Certains offrent notamment des fonctionnalités de partage d’écran. Ainsi, les salariés peuvent être en contact aussi souvent que nécessaire. Les réunions s’organisent facilement… Elles sont même plus fluides que dans un format classique. Personne n’a besoin de se déplacer et les discussions sont mieux guidées.

4) Les outils collaboratifs de la communication interne

La communication interne dispose également d’outils dédiés. Suivre un projet, réaliser un brainstorming d’équipe, programmer des réunions, etc. Les usages sont multiples.

Quonex Alsatel propose des solutions collaboratives avec plusieurs fonctionnalités telles que Lifestyle, Rainbow et Ringcentral.

 

 

Remettre les employés au cœur de l’environnement de travail digital

 

Demandez régulièrement à vos collaborateurs si les outils collaboratifs déployés leur conviennent.

L’objectif est de faciliter leur quotidien et ils seront les mieux placés pour évaluer les solutions proposées. C’est pourquoi nous vous proposons un rendez-vous physique au sein de vos locaux ou à distance, pour pouvoir échanger avec vos collaborateurs et vous accompagner au mieux sur ces sujets.

Dans le contexte actuel de télétravail généralisé, portez une attention particulière aux nouveaux salariés, ils n’ont peut-être pas eu le temps de se familiariser avec les outils existants. Vérifiez donc qu’ils disposent bien des informations nécessaires et n’hésitez pas à nous solliciter pour que nous puissions vous apporter l’accompagnement nécessaire.

Avec les outils collaboratifs, chacun peut désormais travailler et maintenir les liens avec ses collègues, en présentiel comme à distance. Ces nouveaux modes de fonctionnement façonnent le monde du travail de demain.

Il s’agit donc de les apprivoiser, pour mieux les optimiser et continuer de faire évoluer vos collaborateurs et votre structure !