Comment s’organiser pour la mise en place du travail à distance ?

Quelles sont les prérequis législatifs ?

Lorsqu’un salarié à recours au travail à distance, il dispose des mêmes droits que lorsqu’il exerce son activité́ au sein des locaux de l’entreprise : l’employeur prend en charge les coûts professionnels, ce qui inclut les assurances liées au matériel professionnel par exemple. En revanche, si le salarié utilise son propre matériel, l’employeur n’a pas à les couvrir. Il est donc noté que l’employeur peut demander à ses salariés de leur fournir une attestation d’assurance.

De nombreuses assurances couvrent les accidents survenus sur le lieu de travail ou au cours du trajet domicile- travail. Concernant le télétravail, les salariés sont couverts selon les mêmes conditions que s’ils s’étaient blessés dans les locaux de l’entreprise. En effet, selon l’article L1222-9 du Code du travail, « l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. » Le salarié devra toutefois prouver qu’il s’agissait bien d’un accident de travail et non d’une blessure survenue pendant une activité privée.

Contrairement à l’idée reçue que le télétravail diminue la productivité, on se rend compte que les gens ont tendance à travailler plus lorsqu’ils sont à distance, notamment parce qu’ils réduisent leur temps de transports par exemple. C’est pourquoi il est important de rappeler à vos collaborateurs qu’ils ont un droit à la déconnexion ; afin d’éviter un éventuel burnout ou d’autres problèmes liés au travail à distance sur la durée.

Quels outils collaboratifs ?   

Le cadre est primordial, afin que les collaborateurs puissent travailler dans les meilleures conditions. Un espace de travail adéquat est recommandé et, si possible, distinct de l’espace familial. Lors de la mise en place du travail à distance, il faut être vigilant à ce qu’aucun collaborateur ne se retrouve dans une situation d’isolement.

Nous préconisons par exemple la mise en place de réunions téléphoniques ou en visioconférence avec des thèmes spécifiques et animés, ainsi que des réunions moins formelles, telles que des pauses café virtuelles d’échange, qui jouent un rôle déterminant dans le lien entre les collaborateurs. 

Pour cela des outils simples tels que LifeStyle, RingCentral et Rainbow existent. Nous les proposons à nos clients qui recherchent une souplesse d’usage et de mise en place.

Il existe désormais de nombreux outils de télétravail, qui permettent l'échange entre les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Ces solutions comprennent une téléphonie mobile, des messages instantanés, du partage de documents et d’écran pour les réunions et sont accessibles à tous et à tous les budgets. Nous préconisons toujours une étude de vos besoins lors d’un rendez-vous avec l’un de nos experts, afin de vous orienter vers la solution la plus adéquate.

Quels sont les enjeux au sein des entreprises et des directions de systèmes informatiques ? 

Au regard de la conjoncture, les enjeux majeurs de cette crise restent le maintien de l’activité et la survie des entreprises. Cette période a permis à ces dernières d’être d’autant plus créatives et agiles pour trouver des solutions à la continuité de l’activité.

Nous avons observé une adaptation sereine et une forte réactivité dans les entreprises qui profitent de l’accompagnement d’un DSI en interne.

Cependant, les problématiques de saturation des réseaux et de sécurité informatique sont certainement les plus importantes pour toutes les entreprises et notamment pour celles qui ne profitent pas d’un accompagnement expert en interne. Il est primordial de se tourner vers votre prestataire de service IT afin qu’il puisse anticiper ces problématiques et vous conseiller en amont pour éviter une perte d’efficacité, une perte de temps mais aussi une perte d’argent.

L’un des risques techniques liés au travail à distance est le piratage de l’entreprise à travers le télétravailleur. En effet, l’entreprise doit étendre la protection de ses outils et données aux PC utilisés hors des locaux. L’une des approches que nous préconisons est l’utilisation de VPN, mais cela peut être une contrainte pour certains utilisateurs et peut demander une période d’adaptation pour qu’ils sachent l’utiliser correctement. Il est préférable de prévoir une courte formation interne ou un tutoriel explicatif à transmettre à vos collaborateurs pour les accompagner et les mettre en confiance avec vos nouveaux outils.

Quelles sont les solutions ?

Il est toujours préférable de se faire accompagner par une entreprise experte dans le domaine, qui saura vous orienter selon vos besoins et les possibilités existantes. L’objectif étant d’avoir une solution packagée facile à mettre en place et à prendre en main pour l’ensemble de vos collaborateurs, peu importe leur âge et leur maîtrise de l’informatique.

En tant que prestataire de service IT, Quonex Alsatel, nous vous proposons des dispositifs pour vous accompagner sur ces problématiques.

Lors du rendez-vous avec l’un de nos experts, nous prenons en compte :

- votre installation d’origine ;

- vos liens de connexion (son débit, sa puissance) ;

- la fréquence du travail à distance souhaitée ;

- le nombre d’utilisateur en simultané.

Suite à l’audit de vos besoins et de vos objectifs avec notre expert, les ingénieurs spécialistes de notre bureau d’étude réaliseront des études d’éligibilité et de faisabilité de vos projets. Ainsi, nous vous apporteront une solution complète et clé en main.